Как сжать файлы для отправки. Как архивировать файлы на компьютере Как сжимать файлы для отправки по почте

Для начинающих пользователей ПК, и даже для более опытных в обращении с Windows юзеров, всегда актуален вопрос: как отправить по почте файлы большого размера? Или: как отправить одним кликом мыши множество фотографии? Эти вопросы действительно заслуживают отдельного рассмотрения, особенно для пользователей офисных версии почтовых программ.

Для пользователей почтовых сервисов от таких интернет-гигантов как: Google, Mail.ru, Yandex, отправка файлов большого размера упрощается облачными функциями предоставляемых для почты. При отправке больших файлов, сервис сам предложит закачать весомый файл сперва в облако, а затем сгенерировать ссылку на файл, которую в итоге можно отправить получателю по почте, в таком случае в архивации нет необходимости.

Для пользователей почтовых клиентов в среде Windows, дело обстоит по-другому. Для того чтобы отправить тяжелые файлы по почте необходимо предварительно их заархивировать. Для этого есть несколько причин:

Во-первых, следует знать что электронная почта не поддерживает посылку большеразмерных файлов, так как большинство почтовых серверов имеют встроенное ограничение для размеров отправляемых объектов, чаще всего по-умолчанию 10 мегабайтов.
Во-вторых, в случае отправки большого количества файлов, например фотографии, отправителю будет сложно единовременно вкладывать огромное количество файлов в тело письма.
В-третьих, почтовые службы запрещают отправку исполняемых файлов с расширением EXE, даже если пересылаемая вами программа, не содержит вирусов или прочих вредоносных скриптов.

Для каждого случая алгоритм решения различен.

Разделение файлов

В случае если сервер не позволяет отправить большое вложение (свыше 100 мегабайтов), выход только один - расщепление файлов на несколько частей. Для этого, следует установить на компьютер одну из популярных программ-архиваторов: 7 Zip File Manager или WinRAR, причем первый их них распространяется бесплатно.

Данный метод актуален при отправке видеофайлов с большим весом. Сразу взять и сжать видеофайл не получится, архиватор сожмёт видео в лучшем случае на 10%, причина - видеосъемка содержит пиксельную информацию которая не может быть потеряна, следовательно выход один - разделять файл.

Для разделения файла, следует запустить программу-архиватор (WinRAR), и в верхней панели выбрать пункт: “Добавить в архив”, указать на исходный файл. Затем следует настроить в диалоговом окне размер выходного файла, в нашем случае это строка “Разделить на тома размером:”, где следует указать 10 Мб, далее, в пункте “Метод сжатия” следует указать “Максимальный”, чтобы закончить архивацию файла нажмем кнопку “Ок”. В результате мы получим 10 файлов с размерами по 10 Мб, которые можно прикрепить как вложение в тело письма.

Сжатие множеств файлов в одном архиве

После успешной фотосессии, пользователь имеет сотни качественных фотографии которых часто бывает необходимо срочно куда-то отправить. По идее, вполне можно прикреплять их по-одному, но, теряя при этом время и сбиваясь со счета. Оптимальным решением будет сжать всю эту сотню-другую файлов в один
единственный архив, затратив на это всего минуту времени. Воспользуемся для этого бесплатным архиватором - 7 Zip File Manager.

Для начала, в проводнике файлов, выделяем одним секущим движением мыши все фотографии. Следующий шаг - кликом правой мыши вызываем контекстное меню и заходим в пункт 7-Zip, далее, в подменю выбираем “Отправить в архив”, затем в соответствующем поле вводим название выходного файла. Можно также указать уровень сжатия в выпадающей строке, интерфейс 7-Zip интуитивно понятен и не представляет затруднении при выборе настроек, заканчиваем архивацию нажатием кнопки “Ок”. Результатом будет появление одного файла-архива где собрана вся куча фотографии. Остается только отправить архив в виде вложения по почте.

Превращение программного файла EXE в архив

Часто возникает необходимость отправить по почте исполняемый файл EXE, называемый на жаргоне программистов как “Экзешник”. Почти все почтовые сервера имеют по-умолчанию политику безопасности, которая запрещает отправку таких файлов, так как часто под видом таких вложении происходит заражение компьютеров вирусами. Если отправитель уверен, что Экзешник не содержит в себе вредоносного кода, то можно воспользоваться единственно возможным способом обхода запрещающей политики почтовиков - совершить архивацию файла с расширением EXE.

Способ архивации в таком случае не отличается от вышеописанных, открыв программу-архиватор, кликайте кнопку “Добавить в архив”, далее в открывшемся диалоговом окне укажите степень сжатия, укажите имя выходного файла, и самое главное - установите уникальный пароль на открытие файла, кликнув для этого кнопку “Установить пароль” (архиватор WinRAR). Это необходимо для того, чтобы вложение с Экзешником не могли открыть посторонние люди. Всегда помните, что вы несете ответственность за распространение по сети файлов с расширением EXE! Пароль должен знать только целевой получатель которому вы сообщите его лично.

Видео урок

Статья о способах архивации файлов и папок. Схемы архивации документов.

Навигация

Архивация файлов. Понятие

Архивация — это процесс изменения объема файлов (увеличение/уменьшение), без влияния на качественные показатели файла.
Смысл архивации заключается в том, что файлы, папки размещаются в виртуальном архиве, сохраняясь там, в первоначальном виде.

Смысл архива в реальной жизни сходен с виртуальным архивом, хранение информации

Небольшой пример:

на вашем рабочем столе есть книга
книга хранится в информационном файле определенного размера, к примеру 2 Мб
архивируя книгу, можно уменьшить объем файла до 150 Кб с полным сохранением текста, качества чтения

Схематичное изображение файла – книжки после архивирования:

Простейшая схема архивирования и сжатия файла

Однако, не все файлы подлежат уменьшению. Видео, музыкальные, фотографические файлы уменьшить сложно. Такие файлы «утрамбовываются», точнее архивируются в один большой, упакованный файл.

Возможности архивации или зачем это нужно?

уменьшение размерных характеристик файлов с сохранением качества
компактное расположение файлов в определенном виртуальном пространстве
возможность сохранения в одном файле множества фото, видео, текста

Способы архивирования

Есть два варианта архивации:

используя внутреннюю программу – архиватор ZIP Windows (вариант №1)
используя программы других разработчиков WinRAR и 7-ZIP (вариант №2)

Самым популярным является первый способ , так как, при пересылке ZIP – архива, все версии Windows смогут принять информацию в режиме умолчания. Минусом способа является маленькая степень «утрамбовки» файлов.
Второй способ открывает возможность пересылки огромного числа, сжатых в архив, файлов.
Ниже, рассмотрим вариант, архивирования с ZIP Windows .

Папка с файлами в ZIP. Создание. (вариант №1)

отметьте требуемый файл клавишей мыши
просмотрите возникшее меню

Контекстное меню для дальнейшей архивации

активизируйте строку «Отправка»
в появившемся подразделе отметьте условие «Сжатая ZIP-папка»

Активизация пункта «Сжатая ZIP-папка»

подождите несколько минут размещения папки в архиве с первоначальным наименованием
просмотрите новую папку в той же директории, что и начальная папка

Вид архивных папок на компьютере

используйте архивную информацию для отправки на Email , переноса на флеш – устройство, записи на диск

Архивация документов, фотографий, папок с файлами, документами, фотографиями, (вариант №2)

Учитывая, что пересылка фото, документами, видео, музыки требует усиленного сжатия, оптимально, применить вариант №2, архивирование с помощью сторонних программ WinRAR/7-ZIP .
Схема:

скачайте архиватор по данной ссылке
отметьте папку, подлежащую архивации
просмотрите открывшееся меню, выбрав строку «Добавить в архив» («Add to arhive)

Активизируйте строку «Добавить в архив» («Add to arhive)

просмотрите открывшееся меню WinRAR
выберите методику сжатия

Выбор метода сжатия

нажмите клавишу «Окей»
по желанию, придумайте новое название файлу
как вариант, активизируйте строку «Добавить в архив «название архива.rar» . Это поможет вам архивировать файл без предварительной настройки на усредненном варианте сжатия

Активизируйте строку «Добавить в архив «название архива.rar», чтобы избежать настройки

Полезная информация

скачать архиватор WInRAR возможно по данной ссылке

скачать архиватор 7-ZIP ,

Надеемся, у вас не возникнет проблем с архивацией файлов!
Удачной работы!

Видео: Архивация файлов в Windows

Архивы - это один из самых удобных и надежных способов сохранить свою информацию на компьютере. Конечно, существуют ситуации, в которых архив может быть поврежден при копировании и передаче, а в таком случае есть опасность потерять множество данных. Однако наличие программ, способных восстановить потерю, делает возможность архивирования одним из самых лучших способов передачи данных. Итак, как заархивировать файлы для отправки по почте? Какой архиватор лучше использовать? Об этом читайте в данной статье.

Виды

Заархивировать файлы для отправки по почте и не только можно с помощью двух основных инструментов. Наиболее распространенными в наше время являются архиваторы 7ZIP и WinRAR. По своей сути они очень похожи, однако второй обладает большим инструментарием и способен открывать большее количество типов архивов. Например, он распознаёт образы дисков формата ISO и может их открыть как обычную папку, не требуя при этом каких-либо других специальных программ.

Также существует одна особенность. В то время как ЗИП распространяется бесплатно, РАРовская программа требует ключа активации и является условно платной. Почему "условно"? Вы можете скачать уже взломанную версию архиватора на любом из многочисленных сайтов с программами либо торрент-трекере. Если же вы скачиваете официальную версию, то она будет работать даже без ключа активации, единственное неудобство - непрерывно всплывающее окно с требованием ввести ключ.

Создание ЗИП-архива

Итак, вы скачали и установили WinRAR. Теперь вы можете приступать к работе с архивами. Существует множество типов архивов, и все их можно пересылать через интернет. Давайте рассмотрим, как заархивировать файлы для отправки по почте. ЗИП-архивы не очень распространены, однако бывают люди и организации со странностями. Например, вы учитесь дистанционно, а институт принимает файлы исключительно в ЗИП-архивах. Почему? А кто его знает, просто так им захотелось.

Соберите все необходимые вам файлы и папки в одном месте. Лучше, если это будет отдельная папка.
Нажмите на неё правой кнопкой мышки и выберите пункт "Добавить в архив...".
В открывшемся окне от вас потребуется только переставить галочку с WinRar на ZIP.
Теперь выбираете имя архива и метод сжатия (сжатый архив будет меньше по размеру, чем исходные файлы).
Нажимаете "Ок". Архив будет создан в ту же папку, где и все файлы.

RAR-архив

Если же вам необходимо знать, как архивировать файлы для отправки по почте в самый обыкновенный и распространённый тип архива, то это делается еще проще. Проделайте те же самые действия, что указаны в пунктах 1 и 2 предыдущего списка, за небольшим исключением.

Вы можете быстро добавить все файлы в архив, без дополнительных параметров, просто нажав ПКМ и выбрав "Добавить в архив "Новая папка". Готовый архив получит соответствующее название.

Кроме быстрого создания архива, вы можете создать некоторые модификации. После 2-го пункта инструкции в диалоговом окне вы можете установить галочки напротив определённых параметров.

SFX-архив. Или, по-русски, - самораспаковывающийся. Имеет разрешение, как обычные исполняемые файлы (.ехе). Суть в том, что, для того чтобы его распаковать, вы должны будете просто щелкнуть два раза по нему левой кнопкой мышки. После этого просто следуете диалоговым окнам и распаковываете его куда нужно.
Многотомный (непрерывный) архив. Из файлов создаётся несколько небольших архивов, очень удобных для пересылки через интернет. Но распакованы они могут быть только тогда, когда будут собраны все вместе в одной папке. Вы можете совместить этот тип с предыдущим.

Автоматизм

Кроме как заархивировать файлы для отправки по почте, вы можете провести этот процесс практически полностью автоматически. Если у вас установлена программа вроде Microsoft Outlook, вам просто потребуется ассоциировать её с RAR-архивом. Тогда при выборе вариантов из выпадающего списка при создании архива вам надо нажать "Создать архив и отправить по email". Проведя все настройки будущего архива, нажимаем "Ок". Архив автоматически добавится в новое письмо.

Надеемся, наша статья помогла вам разобраться, как заархивировать файлы для отправки по почте. Помните, что лучший способ - это самый простой. Поэтому не старайтесь всё усложнять, создайте почту на любом из доступных сервисов, быстро перекиньте в архив нужные файлы и отсылайте. Простота - залог успеха.

Электронная почта – это не единственный способ общения через интернет. Существуют и более удобные сервисы обмена мгновенными сообщениями, однако email считается наиболее распространенным, так как у каждого активного пользователя есть почта на одном или сразу нескольких почтовых серверах.

Для email’а можно как архивировать файлы для отправки по почте, так и обходиться без этой функции. Сообщение может включать не только текстовую информацию в соответствующем поле, но и содержать прикрепленные файлы.
Зачем создавать архив?

В некоторых случаях даже удобней использовать второй способ, поскольку получателю для просмотра картинок даже не придется их скачивать. Некоторые почтовые сервисы предлагают функцию предпросмотра. Однако не всегда такой подход работает. Необходимость архивации появляется в следующих случаях:

Для пересылки используется программа или библиотека. Почтовые сервисы не пропускают прикрепленные документы формата.EXE, .BAT, .DLL, .CMD и некоторые другие. Кроме сжатия потребуется также установить пароль.
Отправить необходимо сразу несколько изображений или документов, к примеру, целую папку.
Материал слишком тяжелый и необходимо уменьшить его вес. Делается это для более быстрого скачивания, а также в случаях, когда почтовый сервис устанавливает ограничения на объем.

Архивирование для сжатия не всегда срабатывает, так как изображения, аудиозаписи и видео практически не теряют в объеме после процедуры, поэтому для обмена медиа-материалами лучше конвертировать их в другой формат.

Как архивировать файлы для отправки по почте

Возможность архивации файлов, а также просмотра их при получении появляется только при наличии программы-архиватора на компьютере. Существует 2 популярные программы:

7-Zip.

Их можно найти в интернете в свободном доступе. Для выполнения задач они не требуют регистрации или оплаты абонемента. Совместимы практически со всеми существующими ОС, так что в большинстве случаев архиваторы уже установлены у пользователя.

Для архивации пользователю необходимо подготовить документы. К примеру, изначально поместить их в папку с несколькими разделами, если это большое количество документов. Так отсылать чаще всего нужно в большом количестве, то удобнее собрать их в одном месте. Все выбранные для архивации файлы выделяются, после чего необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши. Откроется выпадающее меню.

Возле некоторых пунктов нарисован значок архиватора – 3 цветных тома. Выбрать можно любой из этих вариантов, но предпочтительнее выбрать «Добавить в архив» или «Добавить в архив и отправить по e-mail». В этих случаях дополнительно откроется меню для настроек.

Варианты «Добавить в архив *название*», «Добавить в архив *название* и отправить по e-mail» будут учитывать стандартные настройки, поэтому сразу после выбора этих пунктов начнется процесс сжатия. Также можно воспользоваться пунктом «Отправить»-> «Сжатая Zip-папка», что также создаст архив с названием текущей папки.

Также создать архив можно прямо на рабочем столе, щелкнув правой кнопкой мыши по пустому месту. В выпадающем окне необходимо выбрать «Создать»-> «Архив Zip –WinRAR», после чего на рабочем столе появится пустая папка с архивом, требующая заполнить поле имя. Так как папка пустая, необходимо открыть этот файл и с помощью кнопки «Добавить» в верхней панели, выбрать определенные документы.

Настройки программы

Для архивации не требуется вносить специфических изменений в уже существующую систему, хотя вкладок для настроек в архиваторе достаточно много, обычному пользователю потребуется только раздел «Общие», но в некоторых старых версиях программы потребуется также вкладка «Дополнительно» для установки пароля. При работе непосредственно через программу необходимое меню с настройками появится сразу после попытки добавить документ.

Приложения WinRAR и 7-Zip могут иметь различный интерфейс. К примеру, у 7-Zip будет всего одна вкладка, однако ее наполнение практически полностью будет совпадать с разделом «Общие» в WinRar. Так как оба архиватора работают с форматами.rar и.zip юзер не замечает разницы от использования любого из архиваторов.

В разделе «Общие» требуется ввести имя. Изначально там уже прописано какое-то название. Оно может или совпадать с именем архивируемого объекта, или там прописывается Desktop. Задавать имя можно как кириллицей, так и латиницей, однако предпочтение лучше отдавать второму варианту. Латинские названия при отправке по почте легко кодируются, поэтому повреждений у практически не бывает.

Далее можно выбрать формат, как архивировать файлы для отправки по почте, но это не принципиально. Далее есть графа с выпадающим списком «Метод сжатия». По умолчанию там стоит «Обычный», но при передаче больших папок или изображений, которые плохо сжимаются, лучше выбрать «Максимальный».

На заметку: лучше всего поддаются архивированию текстовые документы, которые теряют более половины своего первоначального веса .

Еще ниже есть графа «Разделить на тома». Этой функцией стоит воспользоваться при пересылке крупных объектов, когда почтовый сервер устанавливает ограничения для приложения в одном письме.

В таком случае можно разделить файл на несколько, которые по объему будут проходить для отправки. Получатель должен скачать все части, после чего разархивировать их. Разархивация с недостающей частью невозможна, поэтому обязательно потребуются все тома.

В том же разделе «Общие» будет пункт «Установить пароль». Если он там отсутствует, значит, необходимо перейти во вкладку «Дополнительно». После нажатия «Установить пароль» откроется окно с двумя пустыми графами. В верхнем прописывается пароль, в нижнем он дублируется для проверки точности.

Пароль сохраняется, после чего распаковать архив можно будет только после введения утвержденного кода. Запакованный файл можно отправлять по почте через вкладку «Прикрепить файл».

Как известно, пропускная способность почтовых серверов и возможности специализированных программ, в плане размера отправляемых данных и скорости передачи информации, крайне ограничены. Поэтому большие файлы и папки приходится уменьшать в объеме. О том, как сжать файл для отправки по email, и пойдет речь в статье. Но нужно понимать, что сделать это без специальных программ не получится.

Как заархивировать файлы для отправки по почте: способы

О том, как создаются архивы, сказано уже немало. Однако мало кто знает, что в вопросе того, как заархивировать файлы для отправки по почте, можно использовать несколько методик, которые предлагаются современными приложениями-упаковщиками.

Как правило, любая программа этого типа при установке интегрирует собственные команды в контекстные меню Windows, в частности, в «Проводник». Поэтому создать архив и тут же отправить его по электронной почте в самом простом случае можно именно таким способом. Но тут есть свои тонкости, о которых будет сказано отдельно.

Можно пойти и окольным путем, создав сначала архивный каталог при помощи соответствующей программы в автоматическом режиме или добавив файлы и папки вручную с непосредственным вызовом приложения, а только потом отправить по почте, используя для это почтовый клиент или веб-сервис.

Что же касается программ, которые помогут решить проблему, как заархивировать файлы для отправки по почте, сегодня наиболее популярными являются утилиты вроде встроенного в Windows клиента WinZIP, а также приложения WinRAR и 7-Zip. Они в общих чертах обладают практически одинаковыми возможностями, однако есть и некоторые отличия, позволяющие производить весьма интересные действия.

Инструкция: как заархивировать папку или файл простейшим методом на примере WinRAR

К сожалению, встроенный в Windows инструмент WinZIP не в полной мере годится для выполнения автоматизированных действий, хотя и может использоваться для создания сжатых папок. Поэтому вопрос о том, как заархивировать файлы для отправки по почте, лучше всего рассматривать на примере архиватора WinRAR.

Для полной автоматизации процесса выбирается папка, файл или несколько файлов, после чего используется меню ПКМ, в котором имеется две строки: Compress and email и Compress to «название исходного файла» and email. При выборе первого варианта название архива пользователь задает сам, во втором случае имя присваивается автоматически по названию исходного объекта.

Но самая главная проблема здесь состоит в том, что отправка по умолчанию будет производиться исключительно при помощи собственного почтового клиента системы Outlook или другого приложения, используемого по умолчанию, поэтому для полной автоматизации в программе нужно изначально настроить пользовательский профиль (через веб-сервисы отправка не предусмотрена).

Дополнительные параметры и настройки

Более надежным решением проблемы того, как заархивировать файлы для отправки по почте, является самостоятельное создание архива с дальнейшим его вложением и при отправке через почтовые интернет-сервисы (у них и объем отправляемых данных выше).

Однако, если при использовании таких сервисов или средств Windows имеются ограничения, архив можно разбить на несколько частей, указав размер по своему усмотрению или выбрав из предлагаемого шаблона.

Кроме того, можно создать самораспаковывающий каталог формата SFX, чтобы получатель не мучился с его распаковкой. Для защиты информации можно установить пароль или использовать специальные алгоритмы шифрования данных.

И это уже не говоря об использовании смены выходного формата, установки степени компрессии и остальных дополнительных инструментах, которые в избытке имеются в любом приложении-упаковщике.

Краткие выводы

Наконец, если задаваться вопросами предпочтений, при использовании собственного почтового клиента Windows (или стороннего, установленного в системе по умолчанию), проще всего применять команды контекстного меню. В случае когда отправка производится с почтовых серверов в Интернете, сначала потребуется создать архив собственноручно, а только потом вставлять его в письмо как вложение. В любом случае архивация и отправка упакованных каталогов проблем даже у рядового пользователя вызывать не должны.